Privacy

Privacyverklaring PromoEvents B.V.

PromoEvents B.V. organiseert zakelijke evenementen. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens van websitebezoekers, van mensen die een offerte aanvragen, van contactpersonen bij onze klanten en leveranciers, van artiesten en sprekers, van gasten van evenementen en van sollicitanten. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft.

Laatst bijgewerkt: 15 september 2026

1. Wie wij zijn

PromoEvents B.V. (hierna: PromoEvents, wij), Meldijk 37, 1911 BA Uitgeest, KvK 34304501. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring, tenzij bij een onderdeel anders is vermeld.

Vragen of verzoeken over uw persoonsgegevens: info@promoevents.nl of 0251 316 001. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming, omdat wij daartoe niet verplicht zijn.

2. Voor wie deze verklaring geldt

3. Websitebezoek en cookies

Bij uw eerste bezoek vraagt onze website met een banner welke cookies u toestaat. Tot u kiest, plaatsen wij alleen wat noodzakelijk is. U kunt uw keuze altijd aanpassen via Cookie-instellingen onderaan iedere pagina. Wij gebruiken drie categorieën.

Noodzakelijk (altijd). De cookie cookieyes-consent onthoudt uw cookiekeuze één jaar. De Event builder en het offerteformulier bewaren uw antwoorden tijdelijk in uw browser (sessie-opslag), zodat u terug kunt zonder alles opnieuw in te vullen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (een werkende website); voor deze cookies is geen toestemming vereist.

Statistieken (alleen met uw toestemming). Google Analytics telt welke pagina's worden bezocht en hoe bezoekers op de site komen (cookies _ga en _ga_JXJY1CH101, bewaartermijn 2 jaar). Microsoft Clarity legt vast hoe bezoekers klikken en scrollen, zodat wij zien waar de site onduidelijk is (cookies _clck en _clsk, bewaartermijn 1 jaar respectievelijk 1 dag). Staat u bij Google ingelogd met advertentiepersonalisatie aan, dan kan Google onze statistieken aan uw Google-account koppelen (Google-signalen); wij zien dan alleen groepscijfers. Dit gebeurt alleen als u zowel statistieken als advertenties toestaat.

Advertenties (alleen met uw toestemming). Google Ads onthoudt met de cookie _gcl_au (bewaartermijn 90 dagen) of u via een advertentie van ons bent binnengekomen. Wij bewaren de klik-id en campagnebron in uw browser (pe_gclid, pe_gbraid, pe_wbraid, pe_herkomst). Doet u een aanvraag, dan geven wij uw e-mailadres en telefoonnummer versleuteld (gehasht) aan Google door om die aanvraag aan de advertentie te koppelen (Google Enhanced Conversions).

Bij statistieken en advertenties wordt uw IP-adres aan Google en Microsoft doorgegeven. Deze partijen zijn gevestigd in de Verenigde Staten; zie onderdeel 12 over doorgifte buiten de EU. Weigert u deze categorieën, dan plaatsen deze diensten geen cookies en bewaren wij geen klik-id. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken via Cookie-instellingen; dat heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor.

4. Serverlogboeken en beveiliging van de website

Onze hostingpartij TransIP B.V. (gevestigd in Nederland) legt technische gegevens vast (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype) om de website veilig en beschikbaar te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (waarborgen van netwerk- en informatiebeveiliging). Bewaartermijn: maximaal 30 dagen in de serverlogs, waarna deze gegevens automatisch worden verwijderd of geanonimiseerd. De website wordt aangeboden via een beveiligde SSL/TLS-verbinding (HTTPS).

5. Offerte- en informatieaanvragen

Gegevens. Naam, functie, organisatienaam, e-mailadres, telefoonnummer, en gegevens over uw aanvraag: soort evenement, aantal gasten, voorkeursdatum en (optioneel) een budgetindicatie. Belt of mailt u ons, dan verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt.

Doel en grondslag. Beantwoorden van uw aanvraag, uitbrengen van een offerte en het contact dat daaruit volgt. Grondslag: uitvoering van (de voorbereiding op) een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om op uw aanvraag te reageren.

Doorverwijzing. Past uw aanvraag niet binnen ons profiel (bijvoorbeeld door omvang of budget), dan kunnen wij u doorverwijzen naar een partnerbureau. Wij delen uw contact- en evenementgegevens alleen met dat bureau nadat u ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven. Het partnerbureau is daarna zelf verantwoordelijk voor uw gegevens en heeft een eigen privacyverklaring. U kunt uw toestemming intrekken tot het moment van doorgifte.

Bewaartermijn. Zolang nodig voor de afhandeling van uw aanvraag en de eventuele samenwerking, met een maximum van twee jaar na het laatste contact. Leidt de aanvraag tot een overeenkomst, dan geldt onderdeel 6.

6. Klanten, prospects en hun contactpersonen

Gegevens. Naam, functie, zakelijke contactgegevens, correspondentie, offertes, overeenkomsten, draaiboeken, facturen, betalingsgegevens en gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van het evenement (zoals uw contactpersoon ter plaatse).

Doel en grondslag. Uitvoering van de overeenkomst; voldoen aan wettelijke (fiscale) verplichtingen; ons gerechtvaardigd belang bij relatiebeheer, kredietbeoordeling en het voeren van een administratie; en het behandelen van klachten en geschillen.

Marketing. Bestaande klanten kunnen wij per e-mail informeren over vergelijkbare diensten en event-inspiratie (klantrelatie-uitzondering, artikel 11.7 Telecommunicatiewet). Overige ontvangers benaderen wij alleen met toestemming. U kunt zich in iedere e-mail afmelden. Wij gebruiken voor nieuwsbrieven ActiveCampaign.

Referenties. Wij kunnen de naam en het logo van uw organisatie en een algemene omschrijving van het evenement gebruiken als referentie op onze website, tenzij u daartegen bezwaar maakt (zie artikel 25.1 van onze algemene voorwaarden). Daarbij noemen wij geen namen van contactpersonen zonder hun toestemming.

Bewaartermijn. Contract- en administratiegegevens: zeven jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht). Overige relatiegegevens: maximaal twee jaar na het laatste contact.

7. Toeleveranciers, locaties, artiesten en sprekers

Gegevens. Naam, contactgegevens, KvK- en btw-gegevens, bankgegevens, overeenkomsten, riders en technische specificaties, beschikbaarheid, facturen en, indien wettelijk vereist, identiteitsgegevens voor de loonheffings- of inhuuradministratie.

Doel en grondslag. Inkoop en uitvoering van de overeenkomst met u; wettelijke (fiscale) verplichtingen; gerechtvaardigd belang bij leveranciersbeheer en kwaliteitsbewaking.

Delen. Naam, functie en optreden van artiesten en sprekers kunnen wij delen met de klant voor wie het evenement wordt georganiseerd, en gebruiken in het programma en de communicatie rond het evenement, overeenkomstig de afspraken met u of uw boekingsbureau.

Bewaartermijn. Zeven jaar na het einde van het boekjaar voor administratiegegevens; overige gegevens maximaal drie jaar na de laatste samenwerking, zodat wij u opnieuw kunnen benaderen.

8. Gasten en deelnemers van evenementen

Organiseren wij een evenement voor een klant, dan bepaalt die klant welke gegevens van gasten worden verzameld en waarvoor. De klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. Wij verwerken de gegevens uitsluitend volgens de instructies van de klant en de verwerkersovereenkomst die wij met de klant sluiten.

Gegevens. Naam, organisatie, e-mailadres, aanmelding en aanwezigheid, dieetwensen en allergieën (alleen voor zover u of de klant die aan ons doorgeeft), toegangs- en accreditatiegegevens, eventueel kentekens voor parkeren.

Wat wij ermee doen. Registratie en toegang, catering, tafelindeling, veiligheid en noodplanning, en het versturen van praktische informatie over het evenement namens de klant. Wij gebruiken gastgegevens niet voor eigen marketing.

Bewaartermijn. Wij verwijderen gastgegevens uiterlijk 30 dagen na afloop van het evenement, tenzij de klant anders instrueert of een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wilt u uw rechten uitoefenen over gastgegevens, neem dan contact op met de organisatie die u heeft uitgenodigd. Wij helpen die organisatie daarbij.

9. Foto, video en beeldmateriaal op evenementen

Tijdens evenementen kunnen foto's en video-opnamen worden gemaakt. Wie daarvoor verantwoordelijk is, hangt af van wie de opdracht geeft:

• Maakt de klant (of een door de klant ingeschakelde fotograaf) opnamen, dan is de klant verwerkingsverantwoordelijke en informeert de klant de gasten daarover.
• Maken wij opnamen voor de klant, dan doen wij dat volgens de afspraken met de klant en is de klant verwerkingsverantwoordelijke.
• Maken wij opnamen voor ons eigen portfolio, dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het tonen van ons werk). Wij gebruiken herkenbare beelden van gasten alleen na afstemming met de klant, beperken ons tot sfeerbeelden waar mogelijk en publiceren geen beelden van kinderen zonder toestemming van ouders of verzorgers. Wij kondigen opnamen bij de ingang of in de uitnodiging aan.

Staat u herkenbaar op beeldmateriaal dat wij gebruiken en wilt u dat niet, laat het ons weten via privacy@promoevents.nl. Wij verwijderen het beeld of maken u onherkenbaar, tenzij zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten.

Bewaartermijn portfolio-materiaal. Zolang het relevant is voor ons portfolio, met een beoordeling iedere 5 jaar.

10. Sollicitanten

Gegevens. Naam, contactgegevens, cv, motivatie, correspondentie en gespreksnotities. Wij vragen geen referenties op zonder uw toestemming.

Doel en grondslag. Werving en selectie; gerechtvaardigd belang bij het aannemen van geschikte medewerkers.

Bewaartermijn. Vier weken na afronding van de procedure, of met uw toestemming één jaar (portefeuille).

11. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen gegevens alleen:

• Met verwerkers die diensten voor ons uitvoeren: domeinbeheer (TransIP), CRM en e-mailmarketing (ActiveCampaign), e-mail en kantoorsoftware (Google Workspace), registratie- of ticketingsoftware voor evenementen (Go Ticket). Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
• Met toeleveranciers die nodig zijn voor de uitvoering van een evenement (locatie, catering, beveiliging, techniek), uitsluitend de gegevens die zij daarvoor nodig hebben.
• Met partnerbureaus bij doorverwijzing, alleen met uw toestemming (onderdeel 5).
• Met Google en Microsoft voor statistieken en advertenties, alleen met uw cookie-toestemming (onderdeel 3).
• Met overheden, toezichthouders of hulpdiensten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of als dat nodig is voor de veiligheid op een evenement.
• Met adviseurs (accountant, advocaat, verzekeraar) voor zover nodig voor onze bedrijfsvoering, de afhandeling van claims of geschillen.

12. Doorgifte buiten de EU

Onze gegevens staan in beginsel op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Google en Microsoft verwerken gegevens (ook) in de Verenigde Staten. Deze doorgifte is gebaseerd op het EU-US Data Privacy Framework, waarvoor beide partijen gecertificeerd zijn, en aanvullend op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Gebruiken wij andere verwerkers buiten de EER, dan doen wij dat alleen met passende waarborgen. Een overzicht is op verzoek beschikbaar.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: beveiligde verbindingen (HTTPS), toegangsbeheer op basis van rol, tweestapsverificatie op onze systemen, versleutelde opslag bij onze leveranciers, en geheimhoudingsafspraken met medewerkers, freelancers en toeleveranciers. Toegang tot uw gegevens is beperkt tot de mensen die uw aanvraag of evenement behandelen. Bij een datalek dat een risico voor u oplevert, informeren wij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het risico hoog is, ook u.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking en doen niet aan profilering met rechtsgevolgen.

15. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking, het recht op gegevensoverdraagbaarheid, het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang (waaronder direct marketing) en het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Stuur uw verzoek naar info@promoevents.nl. Wij reageren binnen één maand; bij complexe verzoeken kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij u dat binnen de eerste maand weten. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Verzoeken zijn kosteloos, tenzij ze kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

16. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op promoevents.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten per e-mail.